業務効率を上げるのに役立つGoogleDrive
仕事の中でwordやExcelは今や必須のソフトとなっています。
就職するにあたってこれらは最低限使えるようになっておくことが求められることがほとんどです。
このようなパソコンの操作において知っていると役立つもの、他の人と差がつけられるものの一つとしてGoogleDriveがあります。
活用できるようになると業務効率も大幅に上がるので、ぜひ使い方をマスターしておきましょう。
GoogleDriveとは
そもそもGoogleDrivetが何かということがわからないという人も少なくありません。
GoogleDriveというのはGoogleが提供しているクラウドストレージのことで、Googleのアカウントを持っていると誰でも5ギガまで無料で利用することが可能です。
ドキュメントの保管や整理をすることができるだけでなく、アプリ自体もとても優秀な作りになっています。
アプリを利用すると文書の作成ができるのはもちろんですが、同時に複数人での編集をすることが可能です。
もちろん、すべてのファイルを皆で共有するのではなく、ドキュメントの閲覧できる人や編集できる人をこちらで選ぶこともできます。
アプリを利用することで簡単に色々な作業をすることができますが、パソコンとの違いもあります。
そこで使用する際にはある程度の知識を身につけた上で始める方が安心です。
ドキュメントとMicrosoft Wordの違い
Googleドキュメントは一般的にはWordと同じものと捉えられていますが、違う点もあります。
最も大きな違いはオンラインでの使用時です。
Googleドキュメントは設定次第ではWordのようにオフラインでも使用ができるのですが、オンラインでの使用をしているとインターネットでどこからでも文書に接続できるので複数人での閲覧や編集ができます。
こうすることで、皆でチェックをしながら作業ができるので会議のように皆で顔を揃えなくてもオンライン上でやり取りしながら会議資料の作成やミーティングをすることも可能です。
基本的にWordに備えられている機能はありますから出来上がった文書を見ても特に問題なく仕上がります。
ただし、アウトライン表示をすることができないので、日頃からこの機能を使っている人は不便に感じることも少なくありません。
他の機能も充実
Excelとほぼ似た機能を持っているスプレッドシートでは、Excelではない関数も多く入っており日頃から色々な表計算をするという人にはとても便利です。
それ以外にもPowerPointと似た機能を持っているスライドやスプレッドシートの進化版とも言えるフォーム、グラフ作成が簡単にできるドローイングアプリなど、その機能はとても充実しています。
それ以外にもファックスの送信や動画の編集、ウェブサイトの構築といったアプリも用意されており、ビジネスシーンでも活用できるものがたくさんです。
その全てを取り入れるのではなく、自分の好きなもの、必要なものだけを選んでGoogleDriveに追加できるので、パソコンやスマートフォンの容量や動作性の心配もありません。